Sie suchen nach einer Datei, die Sie dringend benötigen,naber leider wissen Sie den Dateinamen nicht mehr genau. War das „Protokoll_BLK_GmbH.de“ oder „GMBH_BLK_Ro.de“ oder „1200-BLK-neu.de“?

Die Suche im Explorer bringt nicht das gewünschte Ergebnis. Sie beschließen Ihre Ordner direkt zu durchsuchen. In welchem Ordner könnte die Datei sein: BIL-Projekte, BIL-Info, BIL-Pressekonferenz oder doch BIL-1200? Auf dem zentralen Laufwerk haben Sie alles durchforstet, aber nichts gefunden. Jetzt bleibt noch die Möglichkeit, dass es auf einem gemeinsamen Projektlaufwerk oder dem persönlichen Laufwerk gespeichert ist. Datei gefunden! Aber ist es die aktuellste Version?

Das Problem: Unstrukturierte Dateiablagen erhöhen Suchzeiten und führen evtl. ins Chaos

  • Dateiablagen mit uneinheitlichen Ordnernamen führen zu Intransparenz
  • Kurze, nichts sagende Dateinamen erschweren die Suche  (z.B.: konzept.doc ➙ Konzept wofür, von wann und von wem?)
  • Dateinamen verraten nichts über ihre Aktualität oder über ihren Autor
  • Zu tiefe Ordnerstrukturen verlangsamen die Navigation
  • Nutzer mit seltenem Zugriff finden sich in unbekannten Ordnern nicht zurecht

Die Lösung:

Transparente Strukturen, verbindliche Regelungen und Ordnung im Ordner helfen sinnloses Suchen zu vermeiden, Zeit und Nerven zu sparen und einen Beitrag zur Qualitätssicherung zu leisten.

Tipp:

Die Zehn Prinzipien zur Strukturierung von Datenverzeichnissen

  1. Ordnerstruktur mit wenig Klickstufen und hoher Fokussierungswirkung pro Klick
  2. Erfassung der wichtigsten Anwendungsfälle:  Projekte, Themen
  3. Festlegung der obersten Ordnerebene (Regelung: diese sollte nicht von jedem aufgrund von individuellen Kriterien verändert werden können)
  4. Redundanzen vermeiden (z.B. Mitarbeiter, Personal)
  5. Ggf. Ordner in sinnvolle Unterordner gliedern (Regeln schaffen!)
  6. Bei Ordnern mit Unterordnern sollte es mindestens 2 Unterordner geben (sonst nicht  sinnvoll)
  7. Ordner für Entwürfe kann sinnvoll sein
  8. Nur wichtige Ordner auf oberste Ebene
  9. Bei Namen des Ordners darf die Information des darüberliegenden nicht mehr auftauchen (Länge der Namen)
  10. Bei Objekten, die immer oben stehen sollen, sollten Ordnungsnummern vorangestellt werden ( z.B: 01 Projekt, 02 Organisation, etc.)