In Teil 1 haben Sie 10 Prinzipien zur Strukturierung Ihrer digitalen Ordner kennengelernt. Diesmal geht es um verständliche und transparente Dateinamen.

Erinnern Sie sich noch?

Sie suchen nach einer Datei, die Sie dringend benötigen, aber leider wissen Sie den Dateinamen nicht mehr genau. War das „Protokoll_BLK_GmbH.de“ oder „GMBH_BLK_Ro.de“ oder „1200-BLK-neu.de“? Die Suche im Explorer bringt nicht das gewünschte Ergebnis. Sie beschließen Ihre Ordner direkt zu durchsuchen. Es dauert gut eine halbe Stunde, bis Sie die Datei endlich gefunden haben! Aber ist es die aktuellste Version?

Das Problem:

  • Kurze, nichtssagende Dateinamen erschweren die Suche (z.B.: konzept.doc ➙ Konzept wofür, von wann und von wem?
  • Oder facettenreiche Artenvielfalt bei den Dateinamen (z.B.: „Brückenschlag nach Osten“, „Blick hinter die Kulissen“, „Meeting Multi-Kulti“).
  • Nach einiger Zeit weiß keiner mehr, was ursprünglich damit gemeint war.
  • Ein heilloses Durcheinander von Bindestrichen, Unterstrichen, Großschreibung, Kleinschreibung, Leerstellen, etc.
  • Unzählige Varianten bei den Zeit- und Datum-Bezeichnungen
  • Dateinamen verraten nichts über ihre Aktualität oder über ihren Autor

Die Lösung:

Transparente Strukturen, verbindliche Regelungen helfen sinnloses Suchen zu vermeiden, Zeit und Nerven zu sparen und einen Beitrag zur Qualitätssicherung zu leisten.

Tipp: Systematik zur Dateinamen-Benennung

Drei Regeln
  1. Grundlegend ist auf eine innere Logik zu achten, die man konsequent einhält.
  2. Vermeiden Sie Dopplungen und achten Sie auf Einheitlichkeit von Positionen,  Schreibweisen, Bindestrichen oder Unterstrichen.
  3. Verwenden Sie 3-5 Positionen, um die Datei klar und eindeutig zu benennen.
Vorschlag zur Dateinamen-Bennenung
  • Kleinschreibung plus Unterstriche, keine Umlaute und keine Sonderzeichen
  • Dateiname besteht aus vier Bestandteilen:
    • Name: möglichst eindeutig und kurz
    • Namenskürzel vom Bearbeitenden
    • Erstellungsdatum bzw. Änderungsdatum: einheitliches Datumsformat: jjjjmmtt
    • Versionsnummer
    • Durch das Datum im Dateinamen ist eine Sortierung und Versionsverfolgung gegeben
    • Endversionen haben Version „final“ und kein Bearbeitungsdatum

Kämpfen Sie auch mit einem Irrgarten von Datenbeständen?

Ich unterstütze und berate Sie bei der Optimierung Ihrer Datenstrukturen und Wissensbestände.

Direkter Kontakt per Telefon unter 08453-7711 oder per E-Mail an service@social-systems.de.

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